Savoir déléguer à votre Assistante Indépendante
Apprendre à déléguer efficacement le travail peut être difficile, mais les avantages d’une productivité accrue et d’une réduction des coûts peuvent être considérables.
Pourquoi déléguer :
Déléguer permet également à votre entreprise de se concentrer sur ses objectifs fondamentaux au lieu de se consacrer à des tâches répétitives sans valeur ajoutée. Le plus grand défi consiste toutefois à comprendre comment et quand déléguer des tâches. Tout d’abord, vous devez décider la nature de la tâche et si elle peut en effet être déléguée.
Une fois que vous avez appris à déléguer avec succès, vos possibilités de tirer le meilleur parti de votre secrétaire indépendante augmentent de manière exponentielle, ce qui vous donne la souplesse supplémentaire d’utiliser des compétences que personne dans votre entreprise ne possède. Cette capacité à travailler sur la relation de délégation est d’ailleurs souvent la différence fondamentale qui distingue la secrétaire indépendante professionnelle et l’assistant virtuel offshore.
Pourquoi avoir recours à une secrétaire indépendante qualifiée :
Ce recours peut en effet vous faire gagner des heures sur votre semaine de travail. Si vous hésitez encore un peu à déléguer certaines parties de votre entreprise à quelqu’un que vous n’avez jamais rencontré, vous n’êtes pas seul. L’idée d’engager une assistante indépendante peut sembler étrange au début, mais vous vous rendrez vite compte que le plus difficile est de votre côté dans le choix pertinent des tâches que vous pouvez réellement lui confier en toute confiance.
Il y a beaucoup d’idées fausses sur le marché concernant le concept de secrétaire indépendante et son rôle dans l’assistance aux organisations. La raison de ces idées fausses est que les entreprises embauchant des télésecrétaires n’investissent pas de temps dans leur formation, et finissent par être déçues et confuses lorsque les choses ne se passent pas exactement comme elles l’auraient imaginées. Ainsi donc, le problème ne réside pas nécessairement dans la qualité du travail de l’assistante indépendante, mais plutôt dans le choix des tâches qui lui ont été confiées.
Ce poste vous aidera à construire votre liberté administrative grâce à quelques précieux conseils sur les meilleures manières de travailler avec une assistante administrative Freelance à domicile.
Premiers pas avec une assistante virtuelle
Avant d’expliquer comment et quand déléguer, nous allons rapidement examiner comment intégrer de nouveaux assistants virtuels dans votre entreprise. Cette liste de contrôles vous aidera à vous assurer que votre assistante indépendante est prête à être un membre productif de l’équipe.
# Ayez un calendrier des tâches prêt à l’emploi
La planification à l’avance est un élément important pour apprendre à déléguer avec succès. Vous devez avoir mis en place un processus de planification des tâches avec votre secrétaire indépendante qui devra nécessairement proposer elle-même sa timeline de réalisation.
# Faites en sorte qu’elle soit la bienvenue
Lorsque vous engagez une secrétaire indépendante, traitez la comme un membre du personnel. Présentez-la à vos autres employés si elle est amenée à être en interaction avec eux et donnez-lui des informations générales sur votre entreprise et sa culture. Il est important que l’aide soit facilement accessible dès le début de la relation (elle doit être à l’aise et certaine d’être en mesure de vous poser toutes les questions nécessaires à sa bonne compréhension de l’environnement de sa mission).
# Ayez un plan de partage des documents de travail
Créez un dossier DropBox ou Google Drive pour partager des instructions et des documents de travail avec votre secrétaire indépendante. Vous pouvez également utiliser un outil de collaboration en ligne comme Monday ou encore Microsoft Teams très répandus dans les entreprises depuis la crise du COVID 19. Si vous utilisez déjà un gestionnaire de relation client (CRM), vous pouvez lui donner accès à certaines parties de celui-ci sachant que la secrétaire est soumise par nature à un accord de confidentialité.
# Ayez des tutoriels déjà préparés
Les tutoriels peuvent être très utiles pour mettre rapidement une nouvelle secrétaire indépendante au courant d’un projet. Envisagez d’utiliser des vidéos de tutorat à cette fin. Réalisez-les par exemple avec Screenflow, un logiciel très utile. Vous pouvez également créer des documents expliquant les tâches techniques que votre assistant virtuel devra effectuer.
# Évaluez régulièrement son succès
Il est important de mesurer la progression de votre assistante sur la mission effectuée par rapport au temps imparti. En effet ce n’est pas au dernier moment, qu’il faut se rendre compte que l’efficience n’est pas au rendez-vous, alors que les corrections ne peuvent plus être réalisées.
Découvrir ce qu’il faut déléguer
Pour apprendre à déléguer avec succès, il est important d’identifier les tâches qui peuvent être confiées à d’autres personnes.
Tout d’abord, passez une semaine à un mois à enregistrer les types de tâches que vous effectuez couramment. Il peut s’agir de répondre à des courriels, d’aider des clients en cas de problème, d’envoyer des tweets, de mettre à jour le site web de votre entreprise, envoyer des colis ou répondre à des appels d’offres. Toutes les missions récurrentes peuvent ici être listées et envisagées.
Ensuite, asseyez-vous et passez en revue ce que vous avez fait. Vous serez peut-être surpris de constater le temps que ces tâches répétitives sans valeur ajoutée vous prennent par rapport à votre journée ! Maintenant, mettez en évidence les tâches qui ne peuvent et ne doivent être accomplies que par vous. Tout le reste de la liste peut être délégué.
Ca y est vous l’avez compris !
Vous pouvez gagner votre liberté administrative et vous concentrer sur votre valeur ajoutée simplement en externalisant les tâches répétitives et chronophages que votre entreprise effectue. Parcourez la liste et donnez à chaque élément deux notes de 1 à 10 (une pour la simplicité de la tâche et une pour sa durée/répétitivité). Si la tâche est simple, donnez-lui un rang élevé (10/10) et si elle prend du temps, donnez-lui également un rang élevé (10/10).
Cherchez maintenant les éléments qui ont un chiffre élevé à la fois pour la simplicité et la durée. Ce sont les tâches qui s’externalisent très facilement et qui vous feront gagner beaucoup de temps chaque jour ! Faisons donc un tour d’horizon des missions que vous pouvez confier à votre secrétaire indépendante pour optimiser votre liberté administrative précédemment évoquée.
Voici quelques-unes des tâches qui peuvent généralement être déléguées très facilement :
Tâches de gestion du temps – Planifier des réunions et des rendez-vous, gérer votre agenda de travail, gérer votre liste personnelle de choses à faire.
Assistance administrative virtuelle – Gérer les courriels, répondre au téléphone, saisir des données, assurer le secrétariat, traiter avec les fournisseurs.
Soutien financier aux entreprises – Gestion des dépenses, tenue de livres, facturation aux clients, remplissage des déclarations d’impôts, contrôle des crédits.
Planification de voyages et d’événements – Planification de voyages d’affaires, organisation d’événements et recherche d’événements.
Présentation des données et mise en forme de documents : Supports de réunion
Gestion des clients et des partenaires : Evènements, anniversaires …
Ces quelques missions sont loin d’être exhaustives !
Préparer votre assistante indépendante à des tâches avancées
Si vous souhaitez déléguer des tâches techniquement avancées à votre secrétaire indépendante, vous devrez peut-être lui donner une formation. Vous devez également être prêt à consacrer un peu de temps à votre secrétaire indépendante au cours des premières semaines, lorsqu’elle prend connaissance de la mission à traiter. Cette formation peut être dispensée par le biais d’une vidéo en ligne, d’une ressource écrite ou en parlant avec l’assistant virtuel par téléphone ou par Microsoft Teams.
Une fois la tâche commencée, soyez disponible pour que votre assistante indépendante puisse clarifier les points sur lesquels elle n’est pas sûre. Pour identifier les points sur lesquels elle pourrait avoir besoin d’aide, répartissez chaque tâche en ses éléments essentiels. Si l’un de ces éléments nécessite l’utilisation d’un logiciel particulier ou des compétences qu’elle ne possède pas encore, elle peut avoir besoin d’une formation dans ce domaine. Créez une vidéo ou un document qui lui enseigne comment effectuer cette partie de la tâche.
Considérez également les processus que vous utilisez pour maintenir un niveau élevé d’efficacité. Partagez ces processus avec votre assistante indépendantel afin qu’elle soit aussi productive que vous lors de leur exécution. Le conseil précieux est de passer du temps sur la préparation car c’est pour vous un investissement in fine ultra rentable. Plus vous êtes clair dans l’explication de la mission et les outils à utiliser pour la secrétaire Freelance, plus elle sera efficace.
Conseils supplémentaires pour déléguer efficacement
Vous êtes sur le point de trouver une secrétaire indépendante. Profitez encore de quelques conseils judicieux.
– Ayez des tâches et des objectifs très clairs (mesurables).
Il est important que vous soyez parfaitement clair lorsque vous décrivez la tâche à l’assistante indépendante. Elle doit comprendre :
- Ce que vous voulez qu’elle fasse et quel est l’objectif général
- Quand la tâche doit être accomplie ou combien de temps elle doit y consacrer chaque jour
- Quels sont les processus qu’elle doit utiliser pour accomplir la tâche
- Quels sont les résultats que vous attendez à court et à long terme
En communiquant très clairement sur la tâche et les objectifs connexes, elle comprendra précisément ce qui doit être fait, ce qui conduira à de meilleurs résultats pour toutes les parties.
– Ayez des normes de travail très claires à suivre pour votre assistante indépendante
Si vous disposez de certaines normes ou directives concernant la présentation du travail, assurez-vous qu’elles soient claires pour l’assistante indépendante. Utilisez un document partagé pour qu’elle puisse enregistrer ces normes et les mettre à jour lorsqu’elles changent, notamment dans le cadre d’une secrétaire indépendante avec qui vous souhaitez travailler sur le long terme (multi-missions).
– N’utilisez que des assistantes indépendantes auxquelles vous pouvez faire confiance
C’est une des clés de la réussite. Soit vous choisissez de réserver une secrétaire via une plateforme intermédiaire qui va salarier des secrétaires avec ses propres règles plus ou moins éthiques, soit vous décidez de choisir vous-même et trouver la secrétaire indépendante qui vous convient, selon des compétences clés et savoirs spécifiques.
– Soyez clair sur les délais
Si votre projet a un calendrier très serré, assurez-vous que votre assistante indépendante le comprenne dès le début. En utilisant des outils de gestion de projet ou de collaboration en ligne comme Monday, votre assistante Freelance pourra à tout moment mesurer son rôle dans le projet et mesurer sa performance.
– Ne regardez pas constamment par-dessus son épaule
Le but de la délégation est de vous aider à gagner du temps en créant la confiance nécessaire à la délégation ! Evitez de micro-gérer les efforts de travail de votre assistante indépendante. Si vos instructions et vos objectifs sont clairs, tout ira bien. Au lieu de faire de la micro-gestion, concentrez-vous sur des activités que vous seul pouvez effectuer.
– Utilisez les compétences créatives de votre assistante indépendante et jouez sur ses forces !
N’oubliez pas que votre assistante indépendante est un travailleur hautement expérimenté et qualifié. Elle peut avoir des idées fantastiques sur la façon d’améliorer les processus et d’accroître la productivité de votre entreprise. Demandez-lui son avis et vous serez surpris des informations utiles que vous recevrez ! Et oui l’amélioration continue c’est pour votre assistante mais aussi pour vous !
– Donnez régulièrement du feedback à votre assistante indépendante
Donnez fréquemment à votre assistante indépendante des commentaires constructifs dès les premiers jours de la relation. Cela l’aidera à adapter leur flux de travail et à apporter des améliorations. Elle n’aura pas besoin d’un retour d’information aussi fréquent une fois la relation de travail établie, mais un retour d’information constructif est toujours utile.
En espérant que tous les conseils prodigués vous auront été utiles, il est désormais temps de trouver votre secrétaire indépendante spécialisée et compétente !